Kasutajad saadavad arveid ja muid tehingudokumente Rossumisse e-posti, API, failide üleslaadimise, skannerite, ühiskasutatavate ketaste või toetatud e-arvelduskanalite kaudu. Rossum klassifitseerib dokumendid ja eraldab neist andmed, rakendab valideerimis- ja ärireegleid, suunab erandjuhtumid ülevaatajale ning ekspordib kinnitatud tulemused ühendatud ärisüsteemidesse.
Mis on Rossum?
Rossum on pilvepõhine intelligentse dokumenditöötluse platvorm organisatsioonidele, kes töötlevad suures mahus tehingudokumente. Selle peamine kasutusala ei ole üldotstarbeline vestlus ega kirjutamisabi, vaid selliste struktureeritud dokumentide töötlemine nagu arved, ostutellimused, kviitungid, pakkimisnimekirjad, konossemendid, XML-failid ja e-arved.
Kasutajad saavad saata dokumente e-posti, API-ühenduste, skannerite, jagatud ketaste, käsitsi üleslaadimise ja toetatud e-arvelduskanalite kaudu. Rossum liigitab iga dokumendi, eraldab asjakohased väljad, rakendab valideerimis- ja ärireegleid ning suunab ebakindlad või erandlikud juhtumid inimesele ülevaatamiseks. Pärast kinnitamist saab saadud andmed eksportida ERP-, raamatupidamis-, hanke- ja kuluhaldussüsteemidesse.
See teeb Rossumist laiema AI-tööriistade turu spetsialiseeritud lahenduse: see on loodud parandama tehingudokumentidega seotud tööprotsesse, mitte vastama suvaliste failide kohta esitatud küsimustele.
Kuidas organisatsioonid Rossumit kasutavad
Tüüpiline ostuarvete töötlemise töövoog algab siis, kui arve saabub e-posti postkasti või integratsiooni kaudu. Rossum tuvastab dokumendi tüübi ja eraldab sellised väljad nagu tarnija, arve number, kuupäevad, reaartiklid, maksud, summad ja ostutellimuse viited. Seejärel saab see väärtusi valideerida, võrrelda neid äriandmetega ning suunata arve kinnitamisele või erandite käsitlemisele.
Sama töövoomustrit saab rakendada ostutellimustele, kviitungitele, pakkimisnimekirjadele, konossementidele ja muudele tarneahela dokumentidele. Ülevaataja peab sekkuma ainult siis, kui eraldatud teave puudub, on mitmetähenduslik või ei vasta seadistatud reeglitele. Kinnitatud andmed edastatakse seejärel vastavasse ärisüsteemi, selle asemel et neid käsitsi uuesti sisestada.
Olulisemad võimalused
Dokumentide andmeväljade eraldamine ja liigitamine
Rossum eraldab teavet struktureeritud ja struktureerimata tehingudokumentidest, sealhulgas PDF-idest, skannitud dokumentidest, piltidelt, XML- ja UBL-failidest. Samuti liigitab see dokumente, tuvastab duplikaate, filtreerib rämpsposti ja suunab dokumendid sobivatesse töötlemisjärjekordadesse.
Valideerimine, võrdlemine ja erandite käsitlemine
Platvorm ühendab andmete eraldamise äriloogikaga. Meeskonnad saavad rakendada kohandatud valideerimisi, teisendusi, põhiandmetega võrdlemist ja töövooreegleid. Ostuarvete töötlemine võib hõlmata pearaamatu- ja maksukoodide määramist, duplikaatide tuvastamist, pettusekontrolle, kinnitusringe ning kahe-, kolme- või neljasuunalist võrdlust.
Inimese tehtav ülevaatus on lahenduse keskne osa. Rossum pakub valideerimisliidest, kus töötajad saavad parandada eraldatud teavet ja kinnitada erandeid enne andmete eksportimist. See on tehinguprotsesside automatiseerimisel oluline, sest eesmärk ei ole lihtsalt OCR-teksti genereerimine, vaid organisatsiooni raamatupidamis- ja töökorraldusreeglitele vastavate kirjete loomine.
Integratsioonid ja töövoogude ühendamine
Rossum toetab ühendusi ERP-, raamatupidamis-, hanke- ja kuluhaldussüsteemidega. Uuringus tuvastatud integratsioonid ja integratsioonimustrid hõlmavad SAP-i, Coupa’t, Oracle’it, Workdayd, NetSuite’i, Microsoft Dynamicsit, QuickBooksi, API-sid, SFTP-d, e-posti, jagatud kettaid, PEPPOL-it, veebihaake ja kohandatud laiendusi. Täpne seadistus sõltub kliendi süsteemidest ja juurutusest.
Organisatsioonid saavad kasutada selle API-t ja ekspordivõimalusi valideeritud kirjete suunamiseks olemasolevatesse töövoogudesse. Kõrgema taseme või ettevõtetele mõeldud juurutused võivad hõlmata ka liivakaste, manustatavaid liideseid, kohandatud brändingut ja täiustatud halduskontrolle.
Aruandlus ja haldus
Rossum sisaldab juhtpaneele, töövoogude aruandlust, auditilogisid, dokumendiarhiive, rollipõhiseid õigusi, koostööfunktsioone ja jõudluse jälgimist. Need funktsioonid aitavad meeskondadel jälgida töötlemise ajalugu, automatiseerituse määra, erandeid ja tööprotsesside tulemuslikkust, selle asemel et käsitleda dokumentide andmeväljade eraldamist eraldiseisva OCR-ülesandena.
Kellele Rossum sobib?
Rossum on mõeldud keskmise suurusega ja suurtele organisatsioonidele, kelle dokumendimahud on suured või muutlikud. Kõige paremini sobib see finants- ja ostuarvete töötlemise meeskondadele, jagatud teeninduskeskustele, hankemeeskondadele, logistika- ja tarneahelaüksustele, äriprotsesside allhanketeenuse pakkujatele ning ettevõtete automatiseerimismeeskondadele.
- Sobib hästi: organisatsioonidele, kes vajavad kohandatavaid arve- või tehingudokumentide töövooge, mis on ühendatud ERP- ja raamatupidamissüsteemidega.
- Sobib hästi: meeskondadele, kes vajavad ühes tööprotsessis andmete eraldamist, valideerimist, kinnitusringe, võrdlemist, auditeeritavust ja inimese tehtavat ülevaatust.
- Sobib vähem: eraisikutele või väikeettevõtetele, kes vajavad ainult aeg-ajalt OCR-i või lihtsat PDF-tekstieraldust.
- Sobib vähem: kasutajatele, kes otsivad üldotstarbelist dokumendivestlusrobotit, näiteks tööriista, mille põhifunktsioon on PDF-i kohta küsimuste esitamine. Sellised tooted nagu ChatPDF ja Humata esindavad teistsugust dokumendianalüüsi töövoogu.
Hind ja juurdepääs
Rossum kasutab mahul ja võimalustel põhinevat ettevõtetele mõeldud hinnastust. Starteri paketi reklaamitav hind algab 18 000 dollarist aastas. Businessi, Enterprise’i ja Ultimate’i paketid eeldavad hinnapakkumise küsimist ning lõplik hind võib sõltuda dokumentide või lehekülgede mahust, töövoogude keerukusest, integratsioonidest ja lisavõimalustest.
Esitatud uuringu põhjal ei ole pidevalt saadaval olevat tasuta paketti kinnitatud. Rossum pakub 14-päevast prooviperioodi ning prooviperioodi dokumentatsioonis kirjeldatakse kontosid tasuta kontodena juhul, kui kuus töödeldakse vähem kui 300 dokumenti. Lepingulised piirangud ja mahu ületamise tingimused erinevad, mistõttu peaksid organisatsioonid enne juurutamist üle kontrollima, kuidas loetakse dokumente, lehekülgi, arhiiviperioode ja lisakasutust.
Privaatsus ja juurutamisega seotud kaalutlused
Rossum töötleb äridokumente oma pilveteenuses. Selle turvamaterjalides kirjeldatakse krüpteerimist, andmetöötluslepinguid, GDPR-iga seotud kaitsemeetmeid, juurdepääsukontrolle, auditilogisid, turvahindamisi, seadistatavat säilitamist ja andmete jurisdiktsiooni valikuid. Samuti pakub see ettevõtetele mõeldud haldusfunktsioone, näiteks rollipõhiseid õigusi ja tasulist ühekordset sisselogimist.
Rossum märgib, et kliendid saavad saadaolevate andmekontrolli valikute kaudu kontrollida oma andmete kasutamist tehisintellekti treenimiseks. Täpne käsitlus sõltub seadistusest ja lepingutingimustest, mistõttu peaksid finants-, tarnija- või logistikateavet töötlevad organisatsioonid kohaldatavad seaded ja lepingu otse Rossumilt üle kontrollima.
Juurutamine võib nõuda enamat kui OCR-i lõpp-punkti ühendamist. Meeskonnad võivad vajada ärireeglite, lähteandmete, kinnitusradade, erandite käsitlemise, säilitamispõhimõtete ja olemasolevate ERP- või hankesüsteemidega integratsioonide seadistamist. Seetõttu tuleks Rossumit hinnata pigem tööprotsesside automatiseerimise projektina kui lihtsa iseteenindusliku tööriistana.
Rossumi peamised piirangud
- See on spetsialiseerunud tehingudokumentide töövoogudele, mitte üldotstarbelisele vestlusabile.
- Selle ettevõtetele mõeldud hinnastuse aastane miinimumkohustus on märkimisväärne ning paljud täiustatud võimalused eeldavad müügiprotsessi läbimist.
- Integratsioonid, töövoogude seadistamine ja põhiandmetega võrdlemine võivad nõuda juurutustööd.
- Andmeväljade eraldamise täpsus sõltub endiselt dokumentide kvaliteedist, väljade mitmetähenduslikkusest, valideerimisreeglitest ja erandite puhul inimese tehtavast ülevaatusest.
- Keelte tugi varieerub dokumenditüübi ja võimaluse järgi, kuigi Rossumi dokumentatsioon kirjeldab laialdast mitmekeelsuse tuge.
- Arhiivi, aruandluse, mahu ja säilitamise piirangud sõltuvad valitud paketist ja kliendi seadistusest.
Kokkuvõte
Rossum on tugev kandidaat organisatsioonidele, kes soovivad automatiseerida suure mahuga arvete, hangete ja tarneahela dokumentide töötlemist, säilitades samal ajal töövoos valideerimise ja inimese järelevalve. Selle eripära on tehisintellektil põhineva andmeväljade eraldamise ühendamine liigitamise, ärireeglite, võrdlemise, suunamise, integratsioonide ja auditeeritavusega. See sobib vähem juhuslikuks dokumentide lugemiseks, lihtsaks OCR-iks või kasutajatele, kes otsivad väikese kuluga üldotstarbelist AI-assistenti.
Rossum on ettevõtetele mõeldud pilveplatvorm tehingudokumentide töövoogude automatiseerimiseks. See eraldab arvetelt, ostutellimustelt ja logistikadokumentidelt andmeid ning valideerib need, suunab erandjuhtumid käsitsi ülevaatamiseks ja ekspordib kinnitatud kirjed ühendatud ärisüsteemidesse.
KKK - vastused sinu küsimustele
Milleks Rossumit kasutatakse?
Rossum on pilvepõhine intelligentne dokumenditöötlusplatvorm, mida kasutatakse arveid, ostutellimusi, kviitungeid, pakkeliste, veokirju, XML-faile ja e-arveid hõlmavate tehingupõhiste töövoogude automatiseerimiseks. See liigitab dokumendid, eraldab neist andmed, rakendab valideerimis- ja ärireegleid, suunab erandid inimesele ülevaatamiseks ning ekspordib heakskiidetud kirjed ärisüsteemidesse.
Millistele organisatsioonidele Rossum sobib?
Rossum sobib kõige paremini keskmise suurusega ja suurtele organisatsioonidele, kelle dokumendimaht on suur või muutlik. Nende hulka kuuluvad ostuarvete töötlemise meeskonnad, ühisteeninduskeskused, hanked, logistika- ja tarneahelaüksused, äriprotsesside allhanketeenuse pakkujad ning ettevõtete automatiseerimise meeskonnad.
Milliseid integratsioone Rossum toetab?
Rossum toetab integratsioone ja ühenduslahendusi ERP-, raamatupidamis-, hanke- ja kuluhaldussüsteemidega, nagu SAP, Coupa, Oracle, Workday, NetSuite, Microsoft Dynamics ja QuickBooks. Sõltuvalt juurutusest toetab see ka API-sid, SFTP-d, e-posti, jagatud kettaid, PEPPOL-it, veebihaake ja kohandatud laiendusi.
Kui palju Rossum maksab?
Rossum kasutab mahupõhist ja võimalustepõhist ettevõtete hinnastamist. Starteri paketi hinnad algavad reklaami kohaselt 18 000 USA dollarist aastas, samas kui Businessi, Enterprise’i ja Ultimate’i paketi hind selgub hinnapakkumise alusel. Hind võib sõltuda dokumentide või lehekülgede mahust, töövoo keerukusest, integratsioonidest ja lisavõimalustest. Rossum pakub ka 14-päevast prooviperioodi; prooviperioodi dokumentatsioonis märgitakse, et vähem kui 300 dokumendi puhul kuus on kontod tasuta.
Millised on Rossumi peamised piirangud?
Rossum on spetsialiseerunud tehingudokumentide automatiseerimisele, mitte üldotstarbelisele vestlusele, juhuslikule OCR-kasutusele ega suvaliste PDF-failide kohta küsimuste esitamisele. Integratsioonide, ärireeglite, kinnitusringide, põhiandmete vastendamise ja säilituseeskirjade juurutamine võib nõuda täiendavat arendustööd. Andmete väljavõtte täpsus sõltub samuti dokumentide kvaliteedist ning ebaselgetel või erandlikel juhtudel võib olla vajalik inimese ülevaatus.