Korduvate ülesannete automatiseerimine tehisintellekti abil

Kus tehisintellekt aitab korduvate ülesannete puhul

Tehisintellekt toimib kõige paremini korduva protsessi ühe osana, mitte iga sammu täieliku asendajana. Tüüpiline automatiseerimine võib võtta vastu e-kirja, tuvastada selle teema ja kiireloomulisuse, eraldada olulised üksikasjad, luua teises rakenduses kirje ning koostada vastuse mustandi ülevaatamiseks.

Kõige paljutõotavamatel võimalustel on tavaliselt kolm tunnust:

• Ülesanne esineb piisavalt sageli, et selle seadistamine end ära tasuks.
• Sisendid erinevad sõnastuse või vormingu poolest, kuid soovitud tulemus on ühesugune.
• Saad kirjeldada, mida hea tulemus peab sisaldama, ja kontrollida seda enne, kui midagi olulist juhtub.

Lihtsaid ja kindlalt määratletud tegevusi, näiteks täpse väärtuse kopeerimist ühelt väljalt teisele, võib olla parem teha tavaliste töövooreeglite abil. Tehisintellekt on kasulikum siis, kui protsess hõlmab keelt, klassifitseerimist, kokkuvõtete koostamist, dokumentide sisu või muud teavet, mida on jäikade tingimustega keeruline töödelda.

Näited korduvatest ülesannetest, mille puhul tehisintellekt saab abiks olla

Sõltuvalt kasutatavatest tööriistadest võib tehisintellekt aidata näiteks järgmiste ülesannetega:

• Saabuvate e-kirjade või tugipäringute sortimine kategooriatesse.
• Nimede, kuupäevade, summade või tegevuspunktide eraldamine dokumentidest.
• Koosolekute, kõnede või pikkade sõnumite kokkuvõtete koostamine.
• Rutiinsete vastuste mustandite koostamine heakskiidetud teabe põhjal.
• Vormivastuste muutmine ülesanneteks, kirjeteks või järeltegevuse sõnumiteks.
• Müügi- või klienditeeninduspäringute klassifitseerimine enne nende suunamist.
• Teabe vormindamine ühtseks struktuuriks.
• Korduvate aruannete või sisemiste ülevaadete esimeste mustandite koostamine.

Ka need näited nõuavad asjakohast kontrolli. Koostatud kokkuvõttest võib mõni oluline detail välja jääda ja mitmetimõistetava sisendi puhul võib klassifikatsioon olla vale. Seetõttu valmistavad või suunavad paljud kasulikud automatiseerimised töö pigem ette, selle asemel et saata suure mõjuga sõnumeid või teha pöördumatuid muudatusi ilma ülevaatuseta.

Mida enne ülesande automatiseerimist ette valmistada

Alusta ülesande kirjeldamisest ilma tehisintellekti mainimata. Pane kirja, mis selle käivitab, millist teavet see kasutab, millist tulemust on vaja ja mis juhtub pärast seda. Nii on lihtsam näha, millised osad on korduvad ja millised nõuavad endiselt otsustusvõimet.

Valmista ette järgmine:

• Näidissisendid: Kogu tüüpilisi e-kirju, vorme, dokumente või kirjeid, sealhulgas ebatavalisi juhtumeid.
• Soovitud väljund: Määra väljad, vorming, toon või tegevus, millele tulemus peab vastama.
• Otsustusreeglid: Pane kirja tingimused, mis määravad kategooria, prioriteedi, suunamise või heakskiidu.
• Näited: Näita mõnda õiget sisendit ja väljundit, kui ülesannet on üldsõnaliselt keeruline selgitada.
• Ülevaatuspunktid: Otsusta, millised tulemused peab inimene enne kasutamist üle vaatama.
• Juurdepääsupiirangud: Määra, millist teavet automatiseerimine võib lugeda, muuta või saata.

Praktiline viis korduva ülesande automatiseerimiseks

1. Vali kitsas ja korduv ülesanne

Ära alusta terve osakonna või protsessi automatiseerimisest. Vali üks selge alguse ja lõpuga ülesanne, näiteks saabuvate päringute sildistamine või koosolekumärkmete muutmine lühikeseks järeltegevuste loendiks.

2. Eralda kindlad sammud tehisintellekti kasutavatest sammudest

Kasuta etteaimatavate toimingute puhul tavalisi töövootoiminguid, näiteks protsessi käivitamiseks, faili teisaldamiseks, kirje loomiseks või inimese teavitamiseks. Kasuta tehisintellekti osades, mis nõuavad muutuva teabe lugemist, tõlgendamist, kokkuvõtte koostamist, mustandi kirjutamist või klassifitseerimist.

3. Anna tehisintellektile selged juhised ja kontekst

Selgita ülesannet, esita asjakohane teave, määra väljundi vorming ja ütle, mida teha ebaselge sisendi korral. Lühike juhis on sageli kasulikum, kui see sisaldab näiteid ja selgeid piiranguid.

Näiteks:

„Loe läbi iga saabuv tugipäring. Sildista see kategooriasse arveldamine, tehniline probleem, juurdepääs kontole või muu. Tagasta silt, ühe lausega kokkuvõte ja puuduv teave. Kui kategooria on ebaselge, kasuta kategooriat „muu” ja märgi päring ülevaatamiseks. Ära mõtle konto üksikasju välja.”

4. Testi tavaliste ja keeruliste näidetega

Katseta protsessi nii tavaliste juhtumite kui ka puudulike, vastuoluliste, ebatavaliselt sõnastatud ja ülesande ulatusest välja jäävate sisenditega. Võrdle väljundit sellega, mida oleks koostanud inimene. Ainult lihtsate näidete testimine võib jätta automatiseerimisest tegelikust usaldusväärsema mulje.

5. Lisa ülevaatuse samm

Esialgu peaks inimene väljundi enne saatmist, lõpliku kirjena salvestamist või olulise otsuse tegemisel kasutamist heaks kiitma. Saad jälgida korduvaid vigu ning täiustada juhiseid, näiteid, suunamisreegleid või lähteandmeid.

6. Laienda alles pärast väiksema versiooni toimima saamist

Kui kitsas ülesanne toimib järjepidevalt, lisa seotud tegevusi ükshaaval. Säilita selge võimalus kontrollida sisendit, tehisintellekti tulemust ja lõplikku tegevust, et vigu saaks tuvastada ja parandada.

Töö jaoks sobivate tööriistade valimine

Vali tööriist, mis sobib sinu ülesande olemusega, mitte ainult selle järgi, kas sellel on tehisintellekti funktsioon. Töövoo automatiseerimise tööriist on kasulik siis, kui pead rakendusi ühendama ja tegevusi käivitama. Tehisintellekti assistendist võib piisata aeg-ajalt koostatavate kokkuvõtete või mustandite puhul. Dokumendi- või andmetööriist võib olla sobivam siis, kui töö keskendub failidele, tabelitele või kirjetele.

Kasulikud võimalused võivad hõlmata järgmist:

• Ühendused rakendustega, kus sinu töö juba toimub.
• Teksti klassifitseerimine, andmete eraldamine, kokkuvõtete koostamine või mustandite kirjutamine.
• Struktureeritud väljundid nimeliste väljadega, mida teised töövooetapid saavad kasutada.
• Heakskiit, ülevaatus või erandite käsitlemine.
• Logid, mis näitavad, millist sisendit töödeldi ja milline tegevus sellele järgnes.
• Juurdepääsu, säilitamise ja tundliku teabe kontrollid.

Näiteid saad vaadata kategoorias AI töövoo automatiseerimise tööriistad. Tööriistad nagu Zapier Agents, n8n ja Make pakuvad rakenduste ühendamiseks ja automatiseeritud protsesside loomiseks erinevaid võimalusi, samal ajal kui sellised tööriistad nagu Notion AI keskenduvad rohkem tööle tööruumis. Hinda valitud tootes tegelikult saadaolevaid integratsioone, ülevaatuskontrolle ja andmekäitlust.

Kuidas tulemusi parandada

Kui automatiseerimine annab ebaühtlaseid tulemusi, muuda ülesanne täpsemaks, selle asemel et lihtsalt paluda tehisintellektil „paremini teha”. Täpsusta kategooriaid, näita näiteid, määra kohustuslikud väljad ja selgita, kuidas ebakindluse korral toimida.

• Kasuta kindlat väljundvormingut, et puuduvat teavet oleks lihtne märgata.
• Lisa näiteid nii vastuvõetavate kui ka vastuvõetamatute tulemuste kohta.
• Ütle süsteemile, millal tuleb oletamise asemel paluda ülevaatust.
• Hoia päringust eemal omavahel mitteseotud juhised ja ebavajalik kontekst.
• Jaga keeruline ülesanne väiksemateks sammudeks, mida saab eraldi kontrollida.
• Vaata ebaõnnestunud juhtumid üle ja uuenda juhiseid tegelike näidete põhjal.

Abiks võib olla ka tehisintellekti väljundi võrdlemine teadaoleva reegli või allikaga. Näiteks saab eraldatud arve kogusummat võrrelda algdokumendiga ning vastuse mustandit enne saatmist heakskiidetud teabe põhjal kontrollida.

Piirangud ja ülesanded, mille puhul tehisintellekt ei pruugi sobida

Tehisintellekt ei sobi hästi olukordadesse, kus viga tooks kaasa tõsised tagajärjed ja praktiline ülevaatusvõimalus puudub. Samuti on see vähem sobiv siis, kui usaldusväärse mustri määratlemiseks on liiga vähe näiteid, sisendid on väga mitmetimõistetavad või lihtne kindel reegel suudaks ülesannet etteaimatavamalt täita.

Ole konfidentsiaalse või isikliku teabega ettevaatlik. Enne andmeallika ühendamist mõista, millele valitud rakendus juurde pääseb ja kuidas töövoog seda teavet käsitleb. Ära anna automatiseerimisele laiemat juurdepääsu, kui tal vaja on.

Koostatud tekst võib kõlada enesekindlalt ka siis, kui see on puudulik või vale. Kontrolli enne tulemusele tuginemist nimesid, kuupäevi, summasid, klassifikatsioone, viiteid ja tegevusi. Väliskommunikatsiooni, õigus- või finantsmaterjalide, kliendikirjete ja muu suure mõjuga töö puhul peab lõpliku otsuse eest vastutama inimene.

Mida enne automatiseerimise kasutuselevõttu kontrollida

Enne testimiselt regulaarsele kasutamisele üleminekut veendu, et protsess käsitleb tavalisi juhtumeid ja et ebakindlate olukordade jaoks on olemas selge lahendus. Kontrolli, et uuendatakse õige rakenduse kirjeid, topelttegevused oleksid ebatõenäolised ning inimene saaks vajaduse korral protsessi peatada või parandada.

Eesmärk ei ole eemaldada kõiki inimlikke samme. Hästi kavandatud automatiseerimine kõrvaldab korduva ettevalmistuse ja suunamise, jättes inimestele erandite, otsustusvõime ja lõpliku heakskiidu ülesanded seal, kus need on olulised.