E-kirjade kirjutamine tehisintellekti abil

Kus AI aitab e-kirjade kirjutamisel

AI on kasulik e-kirjade kirjutamise osades, mis hõlmavad teksti koostamist ja toimetamist. Seda saab kasutada järgmiseks:

• Muuta märkmed või punktid terviklikuks e-kirjaks
• Pakkuda teemareavarianti
• Muuta sõnum lühemaks, selgemaks, soojemaks või professionaalsemaks
• Kirjutada e-kiri ümber teistsugusele sihtrühmale
• Teha pikast kirjavahetusest enne vastamist kokkuvõte
• Koostada viisakas järelkiri või meeldetuletus
• Parandada grammatikat, õigekirja ja lausestust
• Tõlkida või lihtsustada sõnumit, kui see on asjakohane

AI ei tea sinu suhet adressaadiga ega kogu konteksti, kui sa seda talle ei selgita. Samuti võib see muuta e-kirja enesekindlamaks, kui tõendid seda tegelikult ei toeta, jätta välja olulise täpsustuse või mõne detaili välja mõelda. Käsitle esimest mustandit lähtekohana.

Mida enne mustandi küsimist ette valmistada

Enne juhise kirjutamist kogu kokku teave, mida e-kiri tegelikult vajab:

• Eesmärk: Selgita, miks sa kirjutad.
• Adressaat: Pane kirja, kes seda loeb ja mida ta juba teab.
• Olulised faktid: Lisa kuupäevad, nimed, summad, otsused ja muud üksikasjad, mis peavad olema õiged.
• Oodatav tegevus: Ütle, mida soovid, et adressaat teeks, ja mis ajaks.
• Toon: Täpsusta, kas sõnum peaks olema napisõnaline, sõbralik, ametlik, otsekohene, vabandav või veenev.
• Piirangud: Anna teada soovitud pikkus, vorming, keel või teemarea nõuded.

Sa ei pea esitama ülesandega mitteseotud privaatset teavet. Eemalda enne teksti AI-teenusele saatmist paroolid, privaatvõtmed, makseandmed, konfidentsiaalne äriteave ja ebavajalikud isikuandmed. See, kas võid muud teavet esitada, sõltub teenusest, sinu organisatsiooni reeglitest ning kohaldatavast lepingust või eeskirjast.

Praktiline viis AI abil e-kirja kirjutamiseks

1. Kirjelda olukorda

Alusta lühikese konteksti selgitusega. Ütle, kes on adressaat, mis on juhtunud ja millist tulemust soovid. Kasulik juhis on täpsem kui „Kirjuta selle kohta e-kiri”.

Näiteks:

„Kirjuta lühike e-kiri kliendile, kes ootab projekti värskendust. Disaini ülevaatus on lõpetatud, arendus on graafikust kaks päeva maas ja eeldame, et saame järgmise versiooni neljapäeval jagada. Ole läbipaistev, rahulik ja professionaalne. Küsi, kas neljapäev neile sobib.”

2. Küsi selgete piirangutega mustandit

Ütle AI-le, kuidas tulemus peaks olema üles ehitatud. Võid paluda teemaread, lühikest avangut, kahte lühikest lõiku ja selget järgmist sammu. Kui sul on juba esialgne sõnastus olemas, lisa see ja palu teksti toimetada, mitte süsteemil oma sõnumit ära arvata.

Näiteks:

„Muuda need märkmed lühikeseks e-kirjaks. Säilita kuupäevad ja summad täpselt sellisel kujul, nagu need on kirjutatud. Ära lisa lubadusi ega selgitusi, mida märkmetes ei ole. Lisa kolm võimalikku teemaread.”

3. Kohanda tooni ja pikkust

Kui esimene mustand on liiga ametlik, ebamäärane, pikk või jõuline, anna täpset tagasisidet. Kui sõnastus on oluline, palu teha korraga üks muudatus.

• „Muuda see soojemaks, kuid ära lase sellel kõlada liiga vabalt.”
• „Lühenda see 120 sõnani.”
• „Muuda palve otsekohesemaks, kuid ära lase sellel kõlada nõudlikult.”
• „Säilita vabandus, kuid ära võta vastutust asjaolude eest, mida me ei ole kinnitanud.”
• „Kirjuta see ümber inimesele, kes ei tunne tehnilisi termineid.”

Mustandi ettelugemine aitab märgata sõnastust, mis kõlab ebaloomulikult või ei sarnane sinu väljendusviisile. Oluliste suhete puhul säilita oma hääl, selle asemel et võtta omaks lihvitud, kuid ebaisikupärane tekst.

4. Vaata tekst enne saatmist üle

Kontrolli lõplik e-kiri ise üle. Veendu iga nime, kuupäeva, kellaaja, numbri, manuseviite, lingi ja lubaduse õigsuses. Kontrolli, et oodatav tegevus oleks selgelt sõnastatud ja toon sobiks olukorraga.

Kontrolli ka, ega mustand ei avalda kogemata konfidentsiaalset teavet, esita toetamata väidet või ütle rohkem, kui kavatsesid. Kui e-kiri on osa pikast vestlusest, võrdle seda algse kirjavahetusega, mitte ära tugine ainult AI koostatud kokkuvõttele.

Kasulikud juhised e-kirjade jaoks

Lühikesed ja keskendunud juhised toimivad tavaliselt paremini kui täiusliku sõnumi küsimine ühe korraga. Kohanda näiteks järgmisi juhiseid:

• „Kirjuta see e-kiri selgemalt ümber. Säilita tähendus, nimed, kuupäevad ja oodatav tegevus muutmata.”
• „Koosta viisakas järelkiri sellele vastuseta jäänud päringule. Hoia see alla 100 sõna ja väldi kärsitu mulje jätmist.”
• „Tee sellest e-kirjavahetusest viie punktiga kokkuvõte ning loetle seejärel otsused ja lahendamata küsimused. Ära järelda midagi, mida pole öeldud.”
• „Muuda need koosolekumärkmed e-kirjaks, milles on lühike kokkuvõte, määratud tegevused ja tähtajad. Märgi ebakindlad kohad selle asemel, et neid oletada.”
• „Paku sellele e-kirjale kolm teemareavarianti: üks otsekohene, üks sõbralik ja üks ametlik.”

Vastuse koostamiseks esita saabunud sõnum ja selgita, milline on sinu soovitud vastus. Ära eelda, et AI mõistab, kas nõustud, ei nõustu, vajad rohkem aega või soovid keelduda. Ütle see selgelt välja.

AI-tööriista valimine e-kirjade jaoks

Parim tööriist sõltub sellest, kus sa töötad ja kui palju konteksti pead esitama. Otsi võimalusi, mis sobivad sinu ülesandega:

• Üldine vestlus- või kirjutamisabi: Kasulik märkmete põhjal mustandite koostamiseks, ümberkirjutamiseks ja alternatiivide genereerimiseks.
• Kirjutamistööriistad: Abiks grammatika, selguse, tooni ja toimetamise puhul otse dokumentides või muudes rakendustes.
• E-posti kliendi abi: Mugav, kui soovid abi otse postkastis, eriti kirjavahetuse kokkuvõtete või vastuste koostamisel. Kontrolli, millisele sisule rakendus juurde pääseb ja kuidas organisatsioon lubab seda kasutada.
• Töövoo automatiseerimine: Kasulik tavapäraste mustandite koostamiseks või suunamiseks, kuid automaatsesse saatmisse tuleks suhtuda ettevaatlikult, sest sõnum võidakse saata vale konteksti või adressaadiga.

Mustandite koostamiseks ja toimetamiseks võid tutvuda AI kirjutamistööriistadega või laiema abi saamiseks AI-assistentidega. Tööriistad nagu Grammarly, ChatGPT ja Shortwave esindavad erinevaid lähenemisi: toimetamisabi, üldotstarbeline mustandite koostamine ja AI-le keskenduv e-posti klient. Funktsioonid ja juurdepääs võivad rakendusest ja paketist sõltuvalt erineda, seega kontrolli enne töömeilide puhul konkreetsele tööriistale tuginemist, mida see tegelikult toetab.

Levinud probleemid ja nende lahendamine

Sõnum kõlab üldsõnaliselt

Lisa adressaat, eesmärk, asjakohane varasem kontekst ja konkreetne tulemus, mida soovid. Palu AI-l säilitada oluline sõnastus ning eemaldada stampfraasid, mis ei kõla sinu moodi.

Mustand on liiga pikk

Palu esitada peamine palve esimeses lõigus, kasutada lühemaid lauseid ja järgida konkreetset sõnapiiri. Samuti võid paluda AI-l välja tuua teabe, mille võiks paigutada manusesse või eraldi dokumenti.

Toon on vale

Kirjelda soovitud mõju, mitte ainult silti, näiteks „professionaalne”. Ütle näiteks „kindel, kuid koostööaldis”, „soe, kuid napisõnaline” või „selge ja neutraalne, sest teema on tundlik”.

AI muudab olulisi üksikasju

Ütle, millised üksikasjad peavad muutmata jääma, ja võrdle seejärel väljundit algsete märkmetega. Kuupäevade, summade, kohustuste ja tehniliste terminite puhul on käsitsi kontrollimine hädavajalik.

Vastus ei käsitle tegelikku probleemi

Kokkuvõtted võivad varjata erimeelsusi, ebakindlust või vastamata küsimust. Loe algset sõnumit või kirjavahetust ja ütle, millisele punktile peab vastus keskenduma.

Millal mitte kasutada e-kirja jaoks AI-d

Ära kasuta AI-d, kui valitud teenusele ei tohi kohaldatava eeskirja või lepingu alusel seda teavet esitada. Väldi saladuste, kasutajatunnuste, privaatvõtmete või ebavajalike väga tundlike isikuandmete lisamist.

AI ei sobi samuti olukordadesse, kus sa ei saa tulemust iseseisvalt kontrollida, sisulise vastuse peab otsustama spetsialist või sõnum on juriidiline teade, ohutuse seisukohast kriitiline juhis, kriisireaktsioon, distsiplinaarmeede, töösuhte lõpetamine või muu suure mõjuga teavitus, mis eeldab vastutava inimese koostatud teksti.

Ole eriti ettevaatlik ootamatute raha-, kasutajatunnuste, kiire juurdepääsu või konfidentsiaalsete andmete taotlustega. Kontrolli päringut enne vastamist või tegutsemist eraldi usaldusväärse kanali kaudu.

Viimane kontroll enne saatmist

Enne saatmisnupu vajutamist küsi endalt:

• Kas adressaat ja e-posti aadress on õiged?
• Kas nimed, kuupäevad, kellaajad, numbrid, lingid ja manused on õiged?
• Kas e-kiri ütleb selgelt, mis peab järgmisena juhtuma?
• Kas toon sobib suhte ja olukorra tõsidusega?
• Kas AI lisas väite, lubaduse, vabanduse või kohustuse, mida sa ei kavatsenud lisada?
• Kas sõnum sisaldab teavet, mida ei tohiks valitud teenuse või adressaadiga jagada?

Sellisel viisil kasutatuna on AI praktiline kirjutamis- ja toimetamisabi, mitte automaatne saatja. Sina annad konteksti, otsustad, mida sõnum peaks tähendama, ja kontrollid lõpliku versiooni üle.